Bagi kebanyakan usahawan baru atau pemilik Perusahaan Kecil dan Sederhana (PKS) yang baru bermula, proses mendaftarkan syarikat Sendirian Berhad (Sdn. Bhd.) sering menemukan mereka dengan satu istilah yang mungkin mengelirukan: “Setiausaha Syarikat” (atau Company Secretary).
Reaksi pertama ramai orang adalah salah faham. Anda mungkin bertanya, “Mengapa saya perlu mengupah seorang setiausaha? Tidak bolehkah saya melakukan kerja pentadbiran sendiri?” atau “Adakah ini orang yang akan menjawab telefon dan menaip surat saya?“
Sebenarnya, tanggapan ini perlu diperbetulkan segera. Dalam undang-undang korporat Malaysia, Setiausaha Syarikat memainkan peranan yang sangat berbeza daripada pembantu peribadi. Mereka bukan di sana untuk membancuh kopi anda; mereka adalah Pegawai Tadbir Urus (Governance Officer) syarikat anda dan penjaga pematuhan undang-undang perniagaan anda.
Hari ini, HTL akan menjawab soalan lazim anda mengenai jawatan ini dan mengapa memilih Setiausaha Syarikat luar Malaysia (Outsourced) adalah keputusan paling bijak untuk PKS.
Mengapa Syarikat Saya Mesti Mempunyai Setiausaha Syarikat? Adakah Ia Undang-undang Malaysia?
Ini bukan pilihan. Menurut Seksyen 235(1) Akta Syarikat 2016, setiap syarikat sendirian berhad (Sdn. Bhd.) yang didaftarkan di Malaysia mesti melantik sekurang-kurangnya seorang Setiausaha Syarikat yang bertauliah.
Jawatan ini tidak boleh disandang oleh sebarangan orang. Setiausaha Syarikat mesti memenuhi syarat ketat berikut:
- Mesti Individu (Orang Semulajadi): Undang-undang Malaysia tidak membenarkan sebuah “syarikat” atau “badan korporat” untuk memegang jawatan Setiausaha Syarikat. Jawatan ini mesti dipegang oleh individu yang nyata.
- Mesti berumur lapan belas (18) tahun dan ke atas.
- Mesti Penduduk Tempatan: Individu yang memegang jawatan ini mestilah warganegara atau pemastautin tetap (PR) yang menetap di Malaysia. Ini bermakna anda tidak boleh melantik rakan kongsi warga asing yang tinggal di luar negara untuk jawatan ini; mereka mesti boleh dihubungi dalam bidang kuasa Malaysia.
- Mempunyai Kelayakan Profesional: Mereka mestilah profesional yang mempunyai lesen atau permit yang diiktiraf oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) (contohnya Setiausaha Berkanun atau Setiausaha Berlesen).
Apa Sebenarnya Tugas Setiausaha Syarikat yang Sah?
Ramai pemilik perniagaan menyangka tugas Setiausaha Syarikat hanyalah “menandatangani beberapa kertas setahun sekali”. Hakikatnya, tanggungjawab mereka merangkumi operasi harian syarikat, memastikan perniagaan anda sentiasa berada di landasan undang-undang yang betul.
Pasukan Setiausaha Syarikat di HTL membantu anda menguruskan perkara penting berikut:
- Penghubung Rasmi dengan SSM: Sebarang perubahan maklumat syarikat—sama ada menukar pengarah, menukar alamat berdaftar, atau memindahkan saham—mesti dilaporkan kepada SSM melalui Setiausaha Syarikat.
- Memastikan Pematuhan Tahunan: Kami secara proaktif mengingatkan dan membantu anda menyerahkan Pulangan Tahunan (Annual Return) dan Penyata Kewangan. Kelewatan boleh menyebabkan denda besar daripada SSM malah boleh menyebabkan pengarah disenarai hitam (blacklist).
- Mendraf Resolusi Lembaga Pengarah: Anda mahu membuka akaun bank syarikat? Memohon pinjaman perniagaan? Membeli aset syarikat? Bank dan pihak ketiga memerlukan “Resolusi Pengarah” yang disahkan oleh Setiausaha Syarikat. Tanpa dokumen ini, urusan perniagaan anda boleh terhenti.
- Menjaga Rekod Berkanun: Undang-undang menetapkan syarikat mesti menyimpan set lengkap buku berkanun (Daftar Ahli, Daftar Pengarah, dll.). Menjaga rekod ini adalah tanggungjawab setiausaha.
- Memberi Nasihat: Apabila anda ingin tahu “Adakah Akta Syarikat membenarkan saya berbuat begini”—contohnya meminjamkan wang syarikat kepada Pengarah—Setiausaha Syarikat adalah rujukan pertama anda.
Mengapa Memilih "Penyumberan Setiausaha Syarikat Luar Malaysia" kepada HTL Berbanding Menggaji Sendiri?
Pilihan A: Menggaji Dalaman (In-House)
Jika anda ingin menggaji Setiausaha Syarikat bertauliah sepenuh masa di pejabat anda:
- Kos Tinggi: Anda perlu membayar gaji bulanan (setiausaha bertauliah junior gaji sekurang-kurangnya RM 3,500 – RM 5,000+), campur caruman KWSP, PERKESO, EIS, dan cuti tahunan.
- Pembaziran Sumber: Bagi PKS, beban kerja pematuhan harian jarang mencukupi untuk mengisi masa pekerja sepenuh masa, menyebabkan pembaziran masa berbayar.
- Keterbatasan Pengetahuan: Seorang individu mungkin sukar untuk menguasai semua perubahan undang-undang yang sentiasa berubah.
Pilihan B: Penyumberan Luar kepada HTL (Outsourcing)
HTL menawarkan perkhidmatan Setiausaha Syarikat Luar Malaysia yang profesional. Ini bermaksud:
- Kos Efektif: Anda hanya membayar yuran bulanan atau tahunan (Retainer Fee) yang jauh lebih rendah, selalunya kurang daripada 10% gaji pekerja sepenuh masa.
- Sokongan Pasukan Pakar: Anda bukan mengupah seorang individu, tetapi satu pasukan pakar. Kami sentiasa mengikuti perubahan terkini peraturan SSM.
- Kesinambungan Tanpa Masalah: Anda tidak perlu risau tentang pekerja berhenti, cuti sakit, atau isu penyerahan tugas. HTL sentiasa beroperasi.
- Perkhidmatan Sehenti: HTL turut menyediakan perkhidmatan Perakaunan, Audit, dan Cukai. Apabila Setiausaha Syarikat anda berkomunikasi dengan Akauntan anda di bawah satu bumbung, kecekapan meningkat. Contohnya, semasa menyediakan laporan audit dan tahunan, kami boleh menyelaras secara dalaman tanpa anda perlu menjadi orang tengah.
Soalan Lazim (FAQs) Mengenai Perkhidmatan Setiausaha Syarikat Malaysia
Apa berlaku jika saya tidak melantik Setiausaha Syarikat?
Syarikat anda akan melanggar Akta Syarikat 2016. Ini boleh menyebabkan syarikat dan pengarah dikenakan denda berat. Dalam kes serius, SSM boleh mengambil tindakan membatalkan (strike off) syarikat anda.
Setiausaha saya sekarang lambat respon atau mengenakan caj tinggi. Bolehkah saya tukar?
Sudah tentu. Menukar Setiausaha Syarikat adalah prosedur biasa. Anda hanya perlu menghubungi HTL, dan kami akan menguruskan semua dokumen peralihan (Lantikan Setiausaha Baru & Perletakan Jawatan Setiausaha Lama). Kami juga akan mengambil rekod berkanun anda daripada setiausaha lama. Anda hampir tidak perlu melakukan apa-apa.
Apa yang termasuk dalam perkhidmatan HTL?
Sebagai rakan kongsi penyumberan luar anda, HTL menyediakan perkhidmatan menyeluruh, termasuk:
- Menyediakan alamat Pejabat Berdaftar.
- Menyediakan dan menyerahkan Pulangan Tahunan (Annual Return).
- Mendraf Resolusi Lembaga Pengarah standard.
- Menyimpan dan mengemas kini Buku Berkanun.
- Memberi nasihat tadbir urus korporat.
Setiausaha Syarikat Luar Malaysia: Biarkan Pakar Menguruskan Kerja Profesional
Dalam dunia perniagaan, tenaga anda sepatutnya ditumpukan pada pertumbuhan, jualan, dan keuntungan—bukan terperangkap dengan borang SSM yang rumit dan istilah undang-undang.
Memilih HTL sebagai Setiausaha Syarikat luar anda bukan sekadar memenuhi syarat undang-undang; ia adalah mengenai melantik penjaga pematuhan untuk perusahaan anda. Kami memastikan syarikat anda sentiasa patuh undang-undang, membolehkan anda menguruskan perniagaan tanpa kerisauan.
